¿No conoces al administrador de tu propiedad? Vamos a solucionarlo. Es evidente que la sociedad evoluciona hacia la incorporación de la tecnología en nuestro día a día. Somos firmes defensores de que los medios que se ponen a nuestra disposición nos ayuden a hacer nuestra vida y nuestro trabajo más cómodo.
Vamos a poner al servicio de la Administración de Comunidades todos los medios técnicos que tengamos a nuestra disposición, pero vamos a mantener, e incrementar el factor humano de nuestra labor.
Nuestros contratos son muy claros, sin letra pequeña. Lo que contratas es lo que obtienes, y si no es así, háznoslo saber.
Nos adaptamos a las necesidades de cada Comunidad, formalizaremos un contrato que recogerá lo que te ofrecemos por el precio pactado, y eso es lo que haremos. Si tus necesidades son pequeñas, tus cuotas serán pequeñas, si tus necesidades son mayores, mayor será nuestro precio, así de fácil y de claro.
A nosotros nos gustan las cuentas claras, e intentamos mejorar siempre en ese aspecto, queremos que tu certifiques nuestra calidad, y centramos nuestro esfuerzo para alcanzar ese fin.
Asistencia a propietarios
El eslabón sobre el que sustentamos nuestro trabajo es el compromiso con las personas.
Consideramos que en la prestación del servicio del Administrador es esencial conocer las circunstancias de las personas que forman la Comunidad, ya que éstas, en mayor o menor medida, pueden afectar al global de nuestro servicio.
Así mismo, en el día a día de la Comunidad surgen incidencias para los que deberemos buscar una respuesta en los Estatutos de la Comunidad, o en la Ley de Propiedad Horizontal.
Por otro lado, ocasionalmente puede llegarse a generar un conflicto entre particulares, vinculado o no a la Administración de la Comunidad. En este punto, ya sea para evitar el conflicto, o una vez manifestado éste, podremos ejercer nuestra función de Mediadores Civiles y Mercantiles.
Mediación Civil y Mercantil
Mediante la Ley 5/2012 de 06 de julio se pretende dar un impulso a la resolución extrajudicial de conflictos.
La Mediación se basa en la voluntariedad y libre decisión de las partes, que pretenden alcanzar un acuerdo extrajudicial mediante la asistencia y apoyo de un mediador, que siempre debe ser objetivo respecto a las partes y la resolución del conflicto. Saber más…
Visitas a la finca
El eslabón principal, las personas, nuestro medio, la propiedad que administramos.
Es primordial conocer las características, las circunstancias y, por supuesto, los vicios del elemento que pretendemos gestionar. Y la mejor forma de hacerlo es ‘in situ’.
Pretendemos que este sea nuestro elemento diferencial, y no nos importa que lo sepas, porque queremos que nos lo exijas.
Ese es nuestro compromiso, sin letra pequeña, eso es lo que esperamos recibir, tu confianza.
Recepción de incidencias, seguimiento y resolución
Parte esencial de la Administración de Comunidades es la resolución de las incidencias que, inevitablemente, surgen en día a día.
En este aspecto es en el que intentamos incorporar sistemas de automatización que faciliten la comunicación por el propietario, recepción por el Administrador, encargo de trabajos y seguimiento hasta su resolución.
Por otro lado, en este aspecto resulta tan importante la colaboración con los vecinos como con el personal de mantenimiento, si lo hubiera. Es esencial la resolución de incidencias antes de que el propietario se pueda sentir perjudicado.
Incidencias de uno u otro origen, requerirán de su adecuado seguimiento, y se debe procurar siempre tener informados a los vecinos al respecto.
Es evidente que la agilidad en el buen funcionamiento de una Comunidad no siempre permite la obtención de presupuestos de resolución. Por tanto, procuraremos que sea siempre decisión de los propietarios el establecimiento de los requisitos exigibles.
Vosotros ponéis los requisitos, nosotros los cumplimos, sin excusas.
Cobro de cuotas
Es evidente que la Comunidad necesita de fondos para su funcionamiento.
Siempre es deseable disponer de la solvencia necesaria para hacer frente a cualquier incidencia que pudiera surgir, pero no siempre es posible.
Así mismo, independientemente del tipo de cuotas del que se trate, ordinarias o extraordinarias, es necesario ser capaz de alcanzar una previsión en los ingresos de que se dispondrá en cada período.
En este aspecto, resulta muy aconsejable el pago domiciliado de cuotas. Nos interesa saber los ingresos que tendremos en cada período, pero cada propietario tiene circunstancias personales, a las que intentaremos adaptarnos.
Nosotros preferimos adaptarnos a las circunstancias de un propietario para conseguir su colaboración antes que un propietario moroso. Puede que requiera de tiempo de estudio, pero podemos intentarlo, se lo dedicaremos.
Cobro a morosos
Hacemos todo lo posible por conseguir que un propietario moroso pase a colaborar en la financiación de la Comunidad.
No es la primera vez que formalizamos un acuerdo con un propietario, consiguiendo que deje de considerarse estigmatizado, pasando a contribuir como el resto de propietarios.
Tampoco es la primera vez que hemos formalizado un acuerdo que no ha resultado satisfecho por el deudor. Acuerdo que ha sido utilizado como documento complementario en un procedimiento monitorio.
En definitiva, preferimos dar facilidades si éstas ayudan a la Comunidad, pero somos implacables si no se demuestra voluntad para el pago. No volverás a ver deudas de morosos no reclamadas, esa es nuestra función.
Selección de contratistas
No pretendemos llegar y romper con todo. Si algo funciona, no tenemos porqué cambiarlo, salvo que se nos diga lo contrario.Pero si así se decide, solicitaremos los presupuestos e informes que nos requiera para selección de los mejores contratistas.
Normalmente, nuestra gestión requiere alcanzar cierta complicidad con el personal contratado. Los propietarios estarán siempre al corriente de las circunstancias de su Comunidad, pero no debe sufrir las consecuencias de un deterioro, si éste se pudiera observar con tiempo.
No lo vamos a negar, en muchas ocasiones los prestadores del servicio de mantenimiento son nuestros ojos en la Comunidad, y nos gusta que así sea.
Pago de facturas
Es parte de nuestro trabajo. Nos gusta tener una previsión de ingresos, porque nos gusta estimar los gastos a los que podemos hacer frente.
Nuestro compromiso son nuestros clientes, la Comunidad en general y los propietarios en particular, pero nos gusta que los mejores quieran trabajar para nosotros, y para ello debemos comprometernos también con ellos.
Si se hace un buen trabajo, nuestra obligación es cumplir.
Contabilidad
Esta es la parte sencilla, somos contables, y sabemos explicar lo que hacemos.
Ponemos a disposición del propietario, formado o no, balances fáciles de entender.
Los propietarios quieren saber quienes son propietarios que colaboran y los que no, quieren saber donde se gasta su dinero, las deudas pendientes y el dinero de que se dispone. Y quieren saberlo con regularidad, no una vez al año.
Sabemos hacerlo, estamos a disposición del propietario.
Preparación de presupuestos
Suena sencillo, pero no siempre lo es.
Hay presupuestos para buenos momentos, con cuentas saneadas; en otras ocasiones no es tan fácil.
Puede haber deudas con proveedores difíciles de asumir, deudas de propietarios morosos inaceptables… en definitiva, circunstancias en las que los propietarios pueden verse obligados a hacer un gran esfuerzo.
Si los propietarios se ven obligados a dar un paso adelante para ayudar a su Comunidad, nosotros estamos dispuestos a ayudarlos, y prometemos nuestro mayor esfuerzo.
Asistencia a juntas
Normalmente es el momento de reunión de un mayor número de propietarios, aunque por desgracia no siempre es así.
Momento en el que se pretende a dar a conocer a todos los problemas, resoluciones, costes, deudas, saldos… y, por su puesto, presupuestos. Es el momento en el que se deciden las cuestiones relevantes del porvenir de la Comunidad, por eso, cuantos más, mejor.
Evidentemente, es un momento de discusiones. La discusión no es mala, si es con respeto. Y esa es nuestra función, asistir a los cargos de la Comunidad para conseguir una reunión fluida y con respeto.
Redacción de actas
Normalmente, como Secretarios-Administradores, esa será nuestra función, y siempre procuraremos hacer una redacción lo más fiel posible de lo acontecido en las reuniones, pese a quien pese.
A nosotros nos gusta tener nuestro propio ‘libro de actas’, en el que recogemos de forma manuscrita y ordenada por fechas las reuniones a las que asistimos, independientemente de la Comunidad de que se trate. Esa es nuestra forma de ‘dar fe’ de lo que redactamos.
Además, consideramos que es esencial que todos los propietarios, asistentes o no, sean lo antes posible conocedores de lo manifestado en las Juntas de Propietarios, por lo que nos comprometemos a cumplir las fechas de preparación en los plazos convenidos.
Teneduría de libros
Si así se nos ordena, seremos los depositarios de toda la documentación Fiscal, Contable, Administrativa… o de cualquier otro tipo, de que disponga la Comunidad.
Dicha documentación estará siempre correctamente clasificada, ordenada e identificable.
Es propiedad de la Comunidad, y así siempre debe ser siempre. Si se nos requiere, debe estar disponible para su consulta.
Vigilancia de actualizaciones fiscales, subvenciones y/o aspectos de relevancia para la Comunidad
Las exigencias legales son cada vez mayores, incluso para las Comunidades. Y no se perdonan los errores o descuidos al respecto, que no os quepa duda.
Por suerte no todo siempre es malo, en ocasiones existen ayudas para las Comunidades en forma de subvenciones, por ejemplo, de las que habrá que estar pendiente para su aprovechamiento.
Pero cuidado con eso, las subvenciones repercuten fiscalmente en la situación de los propietarios.
¿El seguro de la Comunidad ha compensado a ésta por algún siniestro? De nuevo, cuidado, puede que deba ser tenido en cuenta por los propietarios para su Renta.
En definitiva, queremos que seáis conscientes de que la Administración de Comunidades no es sólo contabilidad, cobros y pagos, que también. Existen otras muchas funciones, que deben ser valoradas.
